Ordnung ins Chaos bringen

In Zeiten des Multitasking wird eine strukturierte Herangehensweise an die vielen Aufgaben im Leben immer wichtiger. Ordnung im Chaos ist einfach, wenn ein Paar Regeln beachtet werden. Wie ich das für mich mache, möchte ich mit diesem Eintrag teilen.

Multitasking

In der Modernen schnelllebigen Zeit in der wir leben müssen oft viele Dinge gleichzeitig erledigt werden.

Unsere moderne Zeit ist schnelllebiger geworden. Viele Dinge müssen gleichzeitig erledigt werden und die Informationsflut ist stark angestiegen. Wer die Zeit vor Email, Handy und Internet kennt wird sich manchmal nach der alten guten Zeit zurücksehnen aber sie wird nicht wiederkommen. Ich war immer ziemlich gestresst wegen der vielen Aufgaben, die zu erledigen waren. Es war, als wenn ein kleiner Affe im Kopf mich an wichtige Aufgaben erinnert, wenn ich es nicht brauche. Wissenschaftler haben herausgefunden, das liegt an der Art und Weise wie unser Gehirn arbeitet. Das führt zu Stress, niedriger Produktivität und Übermüdung. Es kann letztlich auch der Gesundheit Schaden zufügen.

Lesen macht schlau

Auf der Suche nach verbesserter persönlicher Organisation, Produktivität und Struktur habe ich viele Bücher gelesen. Die meisten handeln von Zeitmanagement. Leider funktioniert das klassische Zeitmanagement nicht. Auch ich habe damals mit Taschenkalendern gearbeitet, oft nach dem Motto: „Ich weiß schon was wichtig ist….!!“ Das Problem ist, dass unser Gehirn so nicht funktioniert. Ich hatte Menschen, denen schien alles leicht zufallen. Sie jonglierten alles gleichzeitig und waren dabei noch erfolgreich. Wie machen die das?

Die Geheimwaffe

Vor einigen Jahren besuchte ich ein Seminar. Das Thema, „Wie ich meine persönliche Produktivität verbessern kann“. Ich dachte, „wieder so ein blödes Zeitmanagement Seminar, das wird nix“. Begleitend zu dem Kurs bekamen wir das Buch des Erfinders der Methode zu lesen. Der Kurs und das Buch waren das Beste was ich in den letzten Jahren gelernt habe. Es ist die Methode und das Buch „Getting Things Done“ von David Allen. Das Buch ist 2015 in einer überarbeiteten Ausgabe auf Englisch im Penguin Books Verlag erschienen und hat die ISBN-10: 0143126563, ISBN-13: 978-0143126560. Es gibt auch eine Deutsche Ausgabe von dem Buch. Ich werde hier nicht auf das Buch im Detail eingehen den darüber ist im Netz viel geschrieben worden und ich empfehle die Lektüre den sie hat mein Leben verändert.

Für mich gibt es 3 wichtige Erkenntnisse aus dem Buch:

  1. Ich ein System dem ich vertraue.
  2. Ich brauche Disziplin und Organisation.
  3. Nur wer macht erledigt die Dinge. 

Das System

Alle Aufgaben und wichtige Notizen an die ich mich erinnern möchte schreibe ich auf. Damit ist sichergestellt dass ich nichts vergesse.

Ich sammle alle Aufgaben schriftlich in speziellen Listen. Diese Listen können digital oder analog geführt werden. Es geht darum, den Kopf zu leeren und dem Affen die Arbeit zu nehmen. In der Folge ist mein Kopf leer und ich weiß dass ich alle wichtigen Aufgaben aufgeschrieben habe und einen Plan habe um sie zu erledigen. Weniger Stress, Ruhe und mehr Gelassenheit sind die Folge. Allerdings bedarf es Disziplin um die persönliche Produktivität zu verändern. Es ist wichtig, einen Ablauf zur Gewohnheit zu machen, der das oben genannte System unterstützt. Ich habe mir zur Angewohnheit gemacht, morgens bevor ich anfange drei wichtige Aufgaben des Tages zu planen. Am Freitag nachmittag mache ich die Überprüfung der erledigten Aufgaben der vergangenen Woche und plane die kommende. Somit bin ich immer aktuell. Ich nutze dazu mein Google Kalender, das iPhone, die Apps Evernote und Wunderlist. Zusätzlich habe ich ein klassisches Notizbuch oder nehme einfach einen Zettel. Ob digital oder analog ist egal. Hauptsache man schreibt.

Organisation

Wichtige Aufgaben mit Terminvorgaben werden sofort in den Kalender eingetragen. Andere Aufgaben plane ich nach Wichtigkeit und Ort ein.

Die Notizen und Aufgaben werden gesammelt. Dafür habe ich eine analoge und digitale Inbox. Alle Zettel und Notizen sind an einem Platz und nichts geht verloren. Handschriftliche Notizen können mit dem iPhone abfotografiert werden und werden so digital. Evernote erkennt sogar die Schrift in den Bildern. Die Aufgaben mit klarem Terminvorgaben, zum Beispiel Termine, Rechnungen mit Fälligkeitsdatum oder zeitgebundene Meetings schreibe ich direkt in meinen Kalender. Die anderen Aufgaben sind in den Listen die ich täglich und wöchentlich überarbeite. Jeden Tag mache ich eine Überprüfung was ich am vorigen Tag erledigt habe, was ist liegengeblieben und was muss noch erledigt werden. Dann schaue ich was heute geplant ist und was eventuell auf später verschoben werden kann. Die Prioritäten setze ich bei der Überprüfung. Freitags überprüfe ich was in der Woche war und was ich erreicht habe. Dann wird ein Wochenplan für die nächste Woche gemacht.

Dinge erledigen

Aussitzen mag in der Politik funktionieren aber in der persönlichen Produktivität macht sich nichts von alleine. Nur wer macht, kann Dinge erledigen und erfolgreich sein. Die goldene Regel lautet:

„Was ich in 2 Minuten erledigen kann mache ich sofort.“

Oder wie zu Omas Zeiten:

„Was du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf Morgen.“

Alles andere wird geplant oder delegiert. Manches kann auch auf später verschoben oder gar gelöscht werden. Es hängt immer von den Prioritäten ab. Es macht auch Sinn die Aufgaben und Projekte regelmäßig zu überprüfen ob sie noch aktuell sind. Manches was heute wichtig erscheint hat sich morgen erledigt und kann gelöscht werden.

Fertig werden

Fertig wird der Mensch im Leben nie. Jeden Tag kommen neue Projekte, Aufgaben und Erledigungen hinzu. Der Trick ist, das Wichtige und Richtige zuerst zu tun, dann läuft es. Eine Selbstverständlichkeit, jedoch niemand ist vor der Prokrastination gefeit. Letztlich muss man machen. Den nur was gemacht wird ist irgendwann erledigt.

Ich würde mich über Rückmeldungen zum Thema freuen. Wie haben Sie ihre persönliche Produktivität organisiert? Welche Erfahrungen haben Sie mit „Getting Things Done“ ?

Ihr Stefan Moll

 

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